Wet open overheid (Woo)
Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden. De Wet open overheid is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur en vraagt bestuursorganen te werken aan hun informatiehuishouding en de transparantie daarvan. De gemeente Eemsdelta heeft daartoe een Woo-coördinator aangesteld die het behandelproces van Woo-verzoeken vergemakkelijkt. Dit zorgt voor een betere afhandeling en minder bestuurlijke besluitvorming. Het behandelen van Woo-verzoeken krijgt steeds meer aandacht binnen de organisatie en dwingt ons om bewust om te gaan met onze informatie.
Met de implementatie van een nieuw zaaksysteem werken we ook aan de actieve openbaarmakingsverplichting. We sluiten hierbij aan bij de laatste ontwikkelingen uit de Wet open overheid.
WMEBV
De WMEBV staat voor Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer en zal naar verwachting op 1-1-2025 in werking treden. Deze wet is een wijziging op de Algemene wet bestuursrecht en een vervolg op de Wet elektronisch bestuurlijk verkeer uit 2004. Het doel van de WMEBV is, kort gezegd, dat burgers en bedrijven alle zaken met de overheid digitaal kunnen uitvoeren. Waar gemeenten eerst digitaal zaken mochten doen, wordt het nu een kwestie van moeten.
De WMBEV heeft als doel om de digitale communicatie tussen burgers, bedrijven en overheidsinstanties te verbeteren. Het biedt de mogelijkheid om zaken digitaal af te handelen en is daarmee een belangrijke stap in de digitalisering van de overheid.
Om dit in goede banen te leiden is er een interne projectgroep opgericht. Deze is momenteel bezig alle door de gemeente Eemsdelta geleverde producten en diensten te inventariseren alsmede de wijze waarop deze aangeboden worden. Op basis van een prioritering worden mogelijk aanvullende producten en diensten digitaal opengesteld.
Rechtmatigheid
Door de accountant is een verklaring met beperking afgegeven omtrent de (aanbestedings-)rechtmatigheid. Dat betekent dat de gemeente voor een deel van de uitgaven de Europese aanbestedingswet niet goed heeft gevolgd.
We gaan het volgende doen om te werken aan de aanbestedingsrechtmatigheid:
- Oplossen van bestaande onrechtmatigheden.
- Investeren in de relatie met budgethouders zodat zij team Inkoop vroegtijdig betrekken bij het inkoopproces.
- Het consulteren van team Inkoop vanaf bepaalde drempelwaarden verplicht stellen zodat inkoop samen met de budgethouders de juiste inkoopstrategie op kan stellen.
- Budgethouders via intranet en informatiebijeenkomsten informeren over het inkoopproces en het doen van aanbestedingen.
Inkoop
In 2023 is een plan met de toekomstvisie voor inkoop goedgekeurd. Dit resulteert in een professionalisering en verschuiving van de inkoopfunctie binnen de gemeente. Dit heeft een positieve uitwerking op kwaliteit en rechtmatigheid. Voorgaande komt het imago van de gemeente als aanbestedende dienst ten goede.
Het inkoopteam is vol energie aan de slag met de uitvoering van het inkoopplan. We gaan met de overgang naar het nieuwe zaaksysteem Onegov het contractmanagement efficiënter inrichten. Daarnaast gaat team Inkoop een aantal aanbestedingen zelf begeleiden. Ook wordt het inkoopbeleid geüpdatet.
Privacy
De gemeente heeft afgelopen jaar een doorgroei bereikt naar een gemiddeld privacy volwassenheidsniveau van 3 (op een schaal van 1 tot 5). Kanttekening daarbij is wel dat de verschillende privacy thema's zich niet alle in gelijke mate hebben ontwikkeld. Zo is aandacht vooral vereist bij de betere inbedding van privacymaatregelen in de interne werkprocessen en tevens bij het in kaart brengen en controleren van privacyafspraken bij samenwerking met derde partijen.
In het komende jaar ligt de focus op het implementeren van nieuwe wet- en regelgeving behorend bij de Digital Decade. Dit is een Europees programma dat zorgt voor de digitale transformatie van de Europese Unie (EU). Tussen nu en 2026 krijgen gemeenten te maken met 13 nieuwe regelgevende initiatieven op het gebied van digitalisering.
De volgende wetten, die voortvloeien uit de Digital Decade, hebben de meeste impact op de gemeente:
- AI-act: wet die het gebruik van Artificial Intelligence (in het Nederlands 'kunstmatige intelligentie), algoritmes en machine learning beperkt.
- NIS II-richtlijn: richt zich op risico's die netwerk- en informatiesystemen bedreigen.
In 2025 moet de gemeente aan de basisvereisten van beide wetten voldoet. Meer concreet betekent dit voor de AI-act dat er verplichte risicoanalyses op AI-systemen uitgevoerd moeten worden. Voor de NIS II ligt de focus op het nemen van maatregelen om de veiligheid en weerbaarheid van processen en diensten te verbeteren. Voor beide wetten geldt dat er gewerkt moet worden aan verdere bewustwording, kennisverzameling en governance.