Versterken van aanbestedingsrechtmatigheid
Wij zetten in op het verder versterken van de aanbestedingsrechtmatigheid binnen onze organisatie. Daarbij richten wij ons op een sterkere positionering van team Inkoop en op het verder verbeteren van de samenwerking met budgethouders. Budgethouders spelen een belangrijke rol bij de rechtmatige en doelmatige uitvoering van inkopen. Daarom stimuleren wij dat zij beter op de hoogte zijn van de geldende wet- en regelgeving en team Inkoop in een vroeg stadium betrekken bij nieuwe inkoopbehoeften en vervangings- of vernieuwingsvraagstukken (new-buy-beslissingen). Vroegtijdige betrokkenheid van team Inkoop maakt het mogelijk om samen de meest passende inkoopstrategie te bepalen en risico’s op onrechtmatige inkopen te voorkomen.
Kennisdeling en ondersteuning van budgethouders
Om budgethouders te ondersteunen is een Inkoopwijzer ontwikkeld, een praktisch hulpmiddel bij het doorlopen van het inkoopproces. Daarnaast worden kennissessies georganiseerd waarin budgethouders meer inzicht krijgen in het inkoopproces, de mogelijkheden binnen de aanbestedingsregelgeving en de uitvoering van aanbestedingen. Ook zetten wij in op het beëindigen, herstellen of opnieuw aanbesteden van bestaande overeenkomsten die niet voldoen aan de aanbestedingsregels.
Meer inzicht in uitgaven en contracten
Om meer grip te krijgen op uitgaven en contractbeheer is een spendtool ontwikkeld. Deze tool biedt dagelijks inzicht in uitgaven per leverancier en in de benutting van contracten. Hierdoor kunnen wij eerder signaleren wanneer Europese aanbestedingsdrempels of contractwaarden worden bereikt en kunnen we tijdig passende maatregelen treffen.
Versterken van de verplichtingenadministratie
Daarnaast werken wij aan de verdere ontwikkeling van een organisatiebrede verplichtingenadministratie. Met deze werkwijze worden aangegane verplichtingen en bijbehorende uitgaven direct aan elkaar gekoppeld. Dit vergroot het bewustzijn binnen de organisatie, versterkt de sturing op verplichtingen en uitgaven en draagt bij aan een rechtmatige en doelmatige besteding van publieke middelen. Daarmee vormt deze ontwikkeling een waardevolle aanvulling op de reeds bestaande verplichtingenadministratie voor inhuur.
Toekomstbestendige inkooporganisatie
Met deze maatregelen werken wij aan een professionele, transparante en rechtmatige inkooporganisatie. Door kennis te vergroten, processen te verbeteren en beter inzicht te krijgen in uitgaven en verplichtingen, versterken wij de beheersing van onze inkoopfunctie. Hiermee verkleinen wij de risico’s op onrechtmatigheden en vergroten wij de doelmatigheid van onze uitgaven.