10. Overhead

Volgens de geldende regels van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) moeten de baten en lasten van overhead apart worden opgenomen in de programmabegroting en niet worden toegerekend aan de afzonderlijke programma's. We willen namelijk bereiken dat op een eenduidige wijze de overheadkosten op een centrale plek inzichtelijk worden gemaakt.

Doordat overheadkosten nu centraal worden begroot is het niet langer mogelijk om tarieven rechtstreeks vanuit de taakvelden te berekenen. Daarom schrijft het BBV voor dat de onderbouwing van de tariefstelling wordt opgenomen en toegelicht in de paragraaf Lokale heffingen.

De overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van:

• Medewerkers in het primaire proces
• De gemeentesecretaris en directie & staf
• Managementondersteuning primair proces
• Bestuurszaken en bestuursondersteuning financiën en control
• Personeel en organisatie
• Inkoop en aanbesteding
• Juridische zaken
• Informatievoorziening en automatisering
• Facilitaire zaken en huisvesting
• Documentaire informatievoorziening (DIV)

Voor de verantwoording en toerekening van overheadkosten hanteren we de volgende uitgangspunten:

1) Om een duidelijk overzicht te behouden van de totale overheadkosten, worden deze kosten opgenomen in het programma Overhead. De overheadkosten die toegewezen kunnen worden aan activiteiten die geheel of gedeeltelijk gefinancierd worden door specifieke subsidies of bijdragen, worden binnen dit taakveld apart geregistreerd en hieraan toegerekend. Dit geldt ook voor de grondexploitaties, investeringen of werkzaamheden voor derden. Vervolgens worden deze als negatieve uitgaven overgeboekt naar de betreffende activiteit.

2) De directe kosten zijn zoveel mogelijk direct toegerekend aan de taakvelden.

3) De toerekening van loonkosten naar taakvelden vindt plaats op basis van de geraamde inzet van medewerkers. Hierbij wordt uitgegaan van een gemiddeld uurtarief, gebaseerd op 1.350 productieve uren per fulltime fte voor een medewerker van de binnendienst. Voor medewerkers van de buitendienst wordt uitgegaan van 1.450 productieve uren. We hanteren voor binnen- en buitendienst twee afzonderlijke uurtarieven.

4) De tarieven voor afvalstoffenheffing, rioolheffing en leges worden extracomptabel vastgesteld op basis van een opslagpercentage voor overhead boven op de directe personeelskosten. Overheadkosten worden toegerekend aan zowel de inzet van intern als extern personeel.

5) Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden betrokken in de aangifte vennootschapsbelasting (Vpb), binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en voor de belastingaangifte aan de kostprijs van de vennootschapsbelastingplichtige activiteiten toegerekend.

De Commissie BBV geeft in de in 2023 verschenen Notitie Overhead aan dat het vastleggen kaders in een afzonderlijke nota of (financiële) verordening een positieve bijdrage biedt aan de kwaliteit van de sturing en beheersing van een gemeente. Daarnaast draagt dit bij aan de transparantie en omvang van de begroting en jaarstukken. De vastgestelde kaders dienen periodiek te worden geactualiseerd.

Vanuit de notitie wordt de gemeente aanbevolen om onze keuzes over de afbakening en toerekening van overheid vast te leggen in een afzonderlijke nota of in de financiële verordening. De verwerking en toerekening van overhead wordt nog nader uitgewerkt. Op het moment van het opstellen van deze begroting heeft hierover nog geen definitief besluitvorming plaatsgevonden. Daarom worden de bestaande uitgangspunten, gezien het geringe financieel administratief effect, vooralsnog ongewijzigd toegepast voor 2027.

De grootste wijziging is dat kosten die rechtstreeks aan een taak of activiteit kunnen worden toegerekend, zoveel mogelijk aan het betreffende taakveld moeten worden toegerekend en niet aan overhead. Voor de kosten binnen programma AdB wordt deze werkwijze reeds toegepast.