Juridisch en inkoop

Wet open overheid

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet verplicht bestuursorganen tot een transparante en goed ingerichte informatiehuishouding. De gemeente Eemsdelta heeft een Woo-coördinator aangesteld die het proces rondom Woo-verzoeken coördineert en zorgt voor een zorgvuldige en efficiënte afhandeling. Tegelijkertijd wordt binnen de organisatie structureel gewerkt aan verdere professionalisering en bewustwording op het gebied van informatiebeheer.

De eerste tranche van de actieve openbaarmakingsplicht is op 1 november 2024 in werking getreden. De gemeente Eemsdelta voldoet volledig aan de verplichtingen uit deze tranche.

Het ministerie van BZK heeft inmiddels aangekondigd dat de planning van tranche 2 en de daaropvolgende tranches wordt aangepast. In lijn met het advies van de VNG werken wij verder aan de actieve openbaarmaking van de aangewezen informatiecategorieën. Dit wordt ondersteund met de doorontwikkeling van het nieuwe zaaksysteem en de voorbereidingen voor een e-depotvoorziening, waarmee wij aan kunnen sluiten op de verdere ontwikkeling van de Woo.

WMEBV

De Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) is op 1 januari 2026 in werking getreden en verplicht overheidsorganisaties om hun digitale dienstverlening verder te professionaliseren. De wet heeft als doel dat inwoners en bedrijven hun contacten met de overheid volledig digitaal kunnen afhandelen, op een veilige, toegankelijke en betrouwbare manier.

Binnen de gemeente Eemsdelta is een interne projectgroep ingericht die verantwoordelijk is voor de implementatie van de WMEBV. Deze projectgroep brengt alle door de gemeente geleverde producten en diensten in kaart en onderzoekt op welke wijze deze momenteel worden aangeboden. Op basis hiervan wordt bepaald welke producten en diensten aanvullend digitaal moeten worden opengesteld en welke aanpassingen nodig zijn om aan de wettelijke vereisten te voldoen.

De uitkomsten van deze inventarisatie vormen de basis voor een gefaseerde aanpak om de digitale dienstverlening verder te versterken en te borgen dat de gemeente volledig voldoet aan de verplichtingen die uit de WMEBV voortvloeien.

Inkoop

In 2025 is het contractmanagementsysteem in OneGov live gegaan. Het contractmanagementsysteem geeft een actueel overzicht van de contracten en geeft ons de mogelijkheid om de opdrachtwaarde van een contract vast te leggen.

Ook hebben we zelf aanbestedingen begeleid en het inkoopbeleid geüpdatet.

Verplichtingenadministratie

Halverwege 2025 zijn we gestart met de verplichtingenadministratie voor inhuur. In 2026 wordt de verplichtingenadministratie verder (door)ontwikkeld. Dit betekent dat de verplichtingenadministratie verder gaat dan alleen de inhuur.

Rechtmatigheid

Er is in 2025 sprake van onrechtmatigheid ten aanzien van de Europese aanbestedingen van in totaal € 7,6 miljoen. Hieronder (onder Inkoop) wordt nader toegelicht welke acties in gang zijn gezet om deze onrechtmatigheid om te buigen.

In onderstaande tabel zijn deze onrechtmatigheden per productgroep van hoog naar laag weergegeven.

Inkoop

Onrechtmatigheid t.o.v. 2024

Het totaal aan onrechtmatigheden is licht gestegen ten opzichte van 2024. Een deel van de onrechtmatigheden in 2025 zijn ontstaan in 2024. Een deel van de onrechtmatigheden uit 2025 zal ook in 2026 terugkeren onder meer vanwege het feit dat het gaat om lopende contracten.

Nu de herindeling naar de gemeente Eemsdelta zo'n vier jaar geleden is, zien we dat een aantal grote applicaties opnieuw en deels tegelijk dienen te worden aanbesteed. Dit heeft een grote impact op onze organisatie. Door de organisatie is een risicoafweging gemaakt waarbij ervoor gekozen is om niet alle applicaties die nu zouden moeten worden aanbesteed, nu opnieuw aan te besteden.

Bij de inhuur wordt vooraf onvoldoende een realistische inschatting gemaakt van de looptijd en omvang van de opdracht. Hierdoor ontstaat in de praktijk regelmatig de situatie dat de gerealiseerde kosten de oorspronkelijke opdrachtwaarde overschrijden, of dat het maximale contractbedrag al in een vroeg stadium wordt bereikt. Daarnaast leidt deze beperkte voorafgaande inschatting ertoe dat niet altijd op rechtmatige wijze gebruik kan worden gemaakt van eventuele verlengingsopties binnen de contractuele afspraken.

Decentraal inkoopmodel

Binnen de organisatie is ten tijde van de herindeling gekozen voor een zogeheten decentraal inkoopmodel. Dit betekent dat budgethouders zelf verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de juiste aanbestedingsprocedures. Doordat deze verantwoordelijkheid decentraal is belegd blijkt/blijft er onvoldoende sturing op het volgen van de juiste aanbestedingsprocedures met als risico dat er soms geen of verkeerde (aanbestedings-)procedures worden gevolgd. Dit laatste is van directe invloed op de aanbestedingsrechtmatigheid die terugkomt in de jaarrekening.

Ontwikkelingen Inkoop

Contracten en inkoopproces in OneGov

In 2025 is er hard gewerkt aan het realiseren van een contractmanagementsysteem binnen Onegov. Dat resulteert in een actueel overzicht van de contracten, de opdrachtwaarde en looptijden van deze contracten. Daarnaast bouwen we op dit moment het inkoopproces in OneGov. Hierdoor hebben we een eenduidig en overzichtelijk inkoopproces wat we kunnen sturen en monitoren. We verwachten dat de organisatie daardoor sneller kan anticiperen op contracten die aflopen of qua waarde vol lopen en het overschrijden van opdrachtwaarden wordt geminimaliseerd.

BI-Tool
Zeer recent is de nieuwe BI-tool succesvol in gebruik genomen waarmee de spend nu dagelijks inzichtelijk is. Hierdoor kan de organisatie tijdiger worden geadviseerd over uitgaven en zijn budgethouders beter in staat om vroegtijdig bij te sturen en passende opvolging te geven. Daarnaast willen we de organisatie actief informeren over aanbestedingsprocedures

BI-Tool

Zeer recent is de nieuwe BI-tool succesvol in gebruik genomen. Team Inkoop heeft deze tool in samenwerking met het datateam ontwikkeld, waarmee de spend nu dagdagelijks inzichtelijk is. Hierdoor kan de organisatie tijdiger worden geadviseerd over uitgaven en zijn budgethouders (decentrale inkopers) beter in staat om vroegtijdig bij te sturen en passende opvolging te geven.

Norm rechtmatigheid 2025

Met ingang van 2025 is de landelijke norm voor rechtmatigheid op 2% gezet. Voor Eemsdelta staat deze ook op 2%.